E-boekhouden en alles wat je erover moet weten.

Boekhouding betekende altijd een kast of lade vol papierwerk. Zaakvoerders moesten alle bonnetjes, facturen en betalingsbewijzen in een papieren versie bewaren. Tegenwoordig hoeft dit allemaal niet meer, je kan alles gewoon inscannen en digitaal bewaren.

Wat is E-boekhouden?

Elektronisch boekhouden

of online boekhouden is een begrip dat nog niet zo heel lang bestaat. Het is een online dienst die verschillende bedrijven aanbieden om zaakvoerders te helpen bij hun administratie. Doordat je tegenwoordig je boekhoudingdigitaal mag doorsturen, zijn veel verschillende bedrijven overgestapt naar het gebruik van elektronische facturen of digitale administratie.

Waarom Online boekhouden?

Online boekhouden klinkt vreemd en minder betrouwbaar, maar het tegendeel is waar. Deze online dienst brengt heel wat voordelen met zich mee. Natuurlijk heeft elk voordeel ook een nadeel, dit is hier ook het geval.

Voordelen van online boekhouden

Ben je nog niet helemaal overtuigd dat online je boekhouding bijhouden iets voor jou is? De volgende voorbeelden geven je een beter perspectief waarom online boekhouding handig kan zijn.

• Plaats: Je hebt geen dikke mappen meer nodig waarin je al je documenten bij hoeft te houden, dus een grote kast met al het papierwerk in is ook niet meer nodig. Aangezien een scan niet veel geheugen inneemt kan je een hele hoop papieren digitaal bijhouden in een relatief kleine ruimte.
• Cloud opslag: Je kan online opslag plaatsen huren zodat je geheugen op je apparaten niet onnodig vol geraken.
  “Voorbeeld: De meest eenvoudige computers hebben meestal een opslag van 100 gigabyte, dit lijkt veel maar door de vele applicaties die je misschien wilt gebruiken kan dit al zeer snel gevuld zijn. Verschillende bedrijven bieden je online een opslagplaats voor je documenten aan, je betaald dan een maandelijks bedrag ( Je betaald meer voor meer opslagplaats) en je kan al je documenten bij hun bewaren zonder dat je eigen apparatuur verlies heeft aan opslag ruimte.”
• Mobiliteit: Je hoeft je geen zorgen te maken dat je je boekhouding ergens vergeten bent, doordat geheugensticks tegenwoordig in je broekzak passen zijn ze gemakkelijk mee te nemen. Als je gebruik maakt van cloud opslag kan je meestal ook je documenten op elk mogelijk apparaat bereiken.
  “Voorbeeld: Je vertrekt op zakenreis en je hebt enkel een vaste computer die je niet mee kan nemen. Door het gebruik van cloud opslag of een geheugenstick ( of een andere vorm van een externe harde schijf ) heb je overal, en op verschillende apparaten, toegang tot je documenten. Zo hoef je ook de bonnetjes niet mee terug naar huis te nemen maar kan je er gewoon een foto van nemen en ergens opslaan.”
• Technologie: Er bestaan verschillende soorten programma’s die je kunnen helpen met het bijhouden van je eigen boekhouding. Deze programma’s kan je meestal aanpassen aan je eigen benodigdheden. Vaak genereren deze diensten ook de nodige documenten.

Nadelen van Online boekhouden

Het is te mooi om waar te zijn dat er enkel voordelen voor E-boekhouding zijn. De nadelen kunnen je er misschien van weerhouden om je boekhouding toch digitaal te houden.

• Abonnement: Voor de meeste applicaties of zelfs de opslagdiensten ga je waarschijnlijk een abonnement moeten afsluiten. Dit is dan meestal een maandelijkse kost.
• Veiligheid: Het is relatief veilig aangezien niet iedereen aan jouw documenten kan, maar je bent gevoeliger voor hackers. Het beste is dus altijd een eigen kopie ( op een harde schijf/ geheugenstick ) te hebben om te verzekeren dat je niets kwijtraakt.
  “Voorbeeld: Iemand moet al effectief je boekhouding stelen als je deze op papier hebt. Wanneer je je boekhouding online hebt opgeslagen kan niet iedereen er zomaar aan, maar als de opslag provider dan gehackt wordt heb je kans dat jouw gegevens gestolen worden.”
• Internet: Je hebt bij E-boekhouden altijd een internetverbinding nodig.
• Scannen: Alle documenten die je op papier ontvangt zal je op een of andere manier moeten inscannen om deze in je digitale boekhouding te krijgen.

E-boekhouden en apps die je ermee kunnen helpen

Doordat de populariteit van het E-boekhouden gestegen is zijn er nu ook verschillende apps beschikbaar die het proces vergemakkelijken. Deze apps zijn bedoeld om de gebruiker een zo goed mogelijke ervaring te geven bij het boekhouding proces.

“Bijvoorbeeld: er bestaan apps waarmee je een foto kan nemen van de aankopen die je doet of de facturen die je ontvangt en deze omzet naar een ander bestandstype. Hierdoor hoef je de factuur niet meer op papier te bewaren en het is vooral handig wanneer je vaak bonnetjes verliest.”

Conclusie

E-boekhouden heeft zijn voor en nadelen, het is nu aan jezelf om te bepalen of je effectief gebruik gaat maken van de diensten die beschikbaar zijn. Lees de bedrijfsprofielen, van de bedrijven die deze diensten aanbieden, op onze website. Zo krijg je meer informatie over een bedrijf voordat je een abonnement afsluit.